建設業・住宅業・土木業・建機レンタル業様向け基幹システムの販売・内部統制システムの販売

建設機械・資材レンタル業向けWeb型統合業務システム WebActiveRental(Webアクティブレンタル)

04 手作業・手計算を大幅にカットする事で時間短縮と誤入力抑止を実現

D社【事務用機器レンタル業 従業員数:10人 売上高:5億】

導入検討の背景

それまで御利用されていたオフコンのシステムが業務にマッチしておらず、柔軟性に欠ける契約単価設定や得意先毎に要望が異なる等、日々の作業の中で、計算や確認に費やす工数が日に日に増加しておりました。業務の効率化・簡素化はもちろんのこと、今後の業務も見越した、新たなシステム構築を切望されておりました。

お悩み

1.貸出単価の単位や継続期間に応じて都度手計算の作業負荷
2.旧機器(オフコン)における処理レスポンスの遅延
3.拠点毎に取引先情報の連動がなされておらず、請求形態も都度変わることによる業務への多大な影響

解決へのプロセス

商品群ごとに複数の期間単価をマスタ管理可能とした事で、数週間や数カ月など、貸出期間に応じた見積単価を自動計算できるようになりました。さらに、独自業務フローの「出荷→見積→受注」の流れに対応する事でデータ連動を可能とし、二重入力を排して必要最低限の入力で済むよう構築。また、基本は現場に請求書は1:1ですが、「作業費と商品は別部署に請求してほしい」・「工事現場は1つだがビル・マンション等、フロアごとに部署が異なる」など請求に対する様々な要請がくる実情をお伺いし、現場単位で計算された請求金額をさらに後から分割できるように対応。イレギュラー処理に対する柔軟な対応を実現しました。

導入効果

これまで手作業・手計算で管理せざるを得なかった部分がシステム化され、大幅に事務作業工数を削減。分散していた現場情報が一本化でき、商談がスムーズになるとともに管理不備を防ぐことにも繋がりました。システムが業務にフィットしたことで各処理が簡素化され見積単価等の間違えも減るようになりました。