03　塗料小売業（使用者70名・帳票30種類）

塗料小売業（使用者70名・帳票30種類）

導入の背景

塗料販売・外壁塗装の施工を全国展開しているため取引先や顧客が年々増えている状況でした。　
これまでは、EXCEL上で「契約締結有無」・「契約書保管場所」・「有効期限・契約書版管理」を
行っていましたが地方からの契約数が多くなり契約書の管理が煩雑になっていました。
また、契約書以外のワークフロー文書も拠点から紙ベースで郵送、本部で承認という手順であったため
承認までに時間がかかり、また郵便費用もかかってしまう状況でした。

お悩み

１．契約書の管理が煩雑になってきた。
２．ワークフローの承認に時間がかかる。
３．全国展開しているため、全国統一で使えるワークフローがほしい。

解決へのプロセス

文書管理やワークフローはシステム化されていない状況でしたので
現在の運用からシステム運用に切り替えるにために最適な方法を考える必要がありました。
ＦＩＮＤの機能として運用方法に合わせてシステムを構築する事ができる事から
ＳＥを派遣し５回に分けてシステム構築打合せ勉強会を開催しました。
そして勉強会の中で各部署のご意見を取り入れた文書・ワークフローシステムを作成することができました。
契約書管理についても契約種類に合わせて文書項目の作成をお手伝いし
管理者様も文書項目の作り方を覚えて頂く事で追加･変更も作成できるようになりました。
また有効期限管理機能を使うことで契約書有効期限検索ができるようになり
期限が切れそうな契約書を見つけることができるようになりました。
現在では、管理者様によりワークフロー化できる文書を計画的に追加することで内部統制強化をされています。